Nos prestations – Citexia

Grilles tarifaires : tarifs sociaux et incitatifs

Citéxia vous accompagne dans la refonte ou la conception de vos grilles tarifaires.

Les grilles tarifaires et les dispositifs associés tels que les quotients familiaux sont les premiers vecteurs de communication de votre politique environnementale, sociale et économique.

Nous vous accompagnons pour définir :

Les typologies d’usagers et les situations sociales prises en compte dans votre système : de la typologie simple à l’articulation avec les données de CAF pro,
Les logiques de progressivité tarifaires tant sur le plan social qu’environnemental avec l’incitation à la maîtrise des consommations,
Les niveaux de tarifs au regard du coût de revient des prestations,
Les unités de tarification : à l’heure, à la journée, catégories de services,…

Sur les différents secteurs :

Déchet: Instauration d’une tarification incitative, d’une TEOMi ou d’une redevance spéciale
Eau et assainissement : convergences tarifaires dans le cadre des transferts de compétences, tarification sociale, tarification saisonnière ou différenciée pour les usagers non domestiques
Périscolaire: Refonte des modes de calcul d’un quotient familial et tarification des activités périscolaires
Culture et sport: grilles tarifaires de la bibliothèque, du conservatoire, de la piscine
Occupation du domaine public: simplification des tarifs via l’instauration d’un tarif pivot au m2 et fonction de l’intensité commercial.

Règlements de fonctionnement : de l’inscription à la facturation

Au-delà des tarifs, les règlements de fonctionnement, d’inscription et de facturation sont la base du contrat qui vous lie à vos usagers. Nous vous accompagnons pour repenser cette relation dans le respect de l’intérêt général et des enjeux propres aux services publics.

Le règlement d’admission : Comment organiser l’accueil des usagers ? Quelles sont les restrictions d’accès autorisés juridiquement ? Quels documents demander ? Quels impacts en termes organisationnels ?
Le règlement de fonctionnement et d’usage : quels sont les règles de bon usage du service public ? Que se passe-t-il en cas de non-respect de ces règles ? Quelles pénalités mettre en place ou quels bonus accorder ?
Le règlement de facturation : Facture à l’unité ou au forfait ? Facture mensuelle ou semestrielle ? Quel impact sur la sécurisation budgétaire de votre collectivité, sur les délais de paiement et le niveau des impayés ?

Chaque secteur a ses spécificités et nous vous proposons un accompagnement par des consultants spécialisés

Restauration et activités périscolaires: Comment simplifier les documents demandés et le parcours usagers ? Comment mettre en place des pré-réservations ? Pourquoi la tarification au forfait ne permet pas de mieux gérer les présences ? Comment limiter le gaspillage alimentaire ? Comment mieux anticiper les besoins d’encadrement ?
Petite enfance: Quels types de contrat proposer ? L’accueil occasionnel permet-il d’optimiser l’occupation des structures ? Comment inciter les familles à arriver à l’heure ? Comment anticiper la prise de congés et faciliter la prise de congés des agents ?
Eau et assainissement : Quelles sont les modalités de facturation et de recouvrement ? Comment optimiser le process ? Quelle relance effectuer ? Comment faire le lien avec les services sociaux ? Comment diminuer le niveau des impayés ?
Déchets : Quelles sont les règles de dotation ? Comment définir le nombre de levées imposées ? Comment éviter les dépôts sauvages ? Quelle fréquence de facturation et de relance ?

Outils de pilotage et d'évaluation des usages et des besoins

Modifier vos tarifs et vos règlements permet-il de répondre aux enjeux de vos services ? Comprendre l’impact de votre politique tarifaire sur vos usagers et votre politique publique est au cœur de notre proposition. Pour se faire nous vous proposons des outils de pilotage de vos services permettant d’évaluer :

Qui sont les usagers qui fréquentent vos services ?
Comment les fréquentent-t-ils ? Quels sont leurs niveaux d’usages ?
Comment paient-ils ? Quel est le niveau des impayés ?
Plus largement : quels sont les besoins de votre territoire ? Comment vos services y répondent-ils ?
Faut-il développer ou adapter l’offre ?

Nous proposons différent tableaux de bord sur vos différents services :

Déchets : dispersion des contributions via la Taxe d’ordure ménagère (TEOM), nombre de logements vacants taxés mais ne consommant pas le service, contribution des entreprises, de l’habitat collectif, dispersion des dotations en BAC, dispersion du nombre de levées par ménages
Eau et assainissement : dispersion des consommations et relation avec la taille des ménages, évolution des consommations par typologie de consommateurs, évolution du niveau d’individualisation des compteurs, suivi des impayés.
Petite enfance : occupations des crèches, niveau de contrat occasionnel, à temps partiel, à temps plein, évolution de votre taux de facturation, suivi de vos organigrammes et de votre taux d’encadrement.
Restauration et activités périscolaires : Evolution du nombre d’usagers par service, nombre de repas moyen par élève et par tranche de revenus, évolution de la mixité sociale sur les différents services à la suite de votre réforme tarifaire, factures moyennes par ménage, etc.

Nous vous proposons également d’évaluer vos outils de pilotage, notamment ceux issus de vos outils de gestion, et vous proposer des axes d’optimisation à faire développer par vos prestataires.

Organisation et harmonisation de votre relation usagers

Les grilles tarifaires et les règlements jouent sur l’organisation de la relation aux usagers. Les réorganisations sont sources d’économies pour vos services à deux niveaux :

Dans la gestion des usagers d’une part :
- mise en place de guichet unique d’accueil,
- acquisition d’un logiciel de gestion d’usagers (spécification des besoins et négociation avec les fournisseurs),
- réorganisation du processus de facturations et de suivi des impayés,
- organisation du reporting, etc.
Dans l’organisation du service rendu: les changements de comportements impliquent de se réorganiser, d’ajuster le personnel et les moyens à la nouvelle offre mise en place :

Par ailleurs votre territoire évolue et l’organisation de votre relation usagers également. Citéxia vous accompagne quel que soit le stade de votre réflexion :

transfert de compétence pour repenser l’organisation de la relation usagers à l’échelle d’un nouveau territoire : quel niveau de services proposer, quels sont les différents profils d’usagers présents sur le territoire et les différents besoins, comment harmoniser l’offre et les tarifs ? Comment converger ?
délégation de service public (DSP): comment déléguer la relation usager ? quel sera le prochain règlement de services ? quelles seront les possibilités offertes aux usagers et le niveau de service proposés ? quels sont les engagements en termes d’occupation et de mixité d’usages ? Est-ce optimisé financièrement ?

Du diagnostic à la conduite du changement

L’ensemble des prestations décrites ci-dessus s’inscrit dans le cadre d’un accompagnement complet réalisé par une équipe de consultants spécialisés et outillés.

Nous vous proposons :

Un diagnostic de l’existant à l’aide de cadre d’évaluation et d’outil permettant de concrétiser les enjeux
Des préconisations et des solutions opérationnelles, pragmatiques et innovantes issues à la fois de nos connaissance mais également des idées qui peuvent émerger de vos services.
Une véritable aide à la décision réalisée par des consultants expérimentés dans des contextes à fort enjeux politiques et budgétaires.
Un accompagnement aux changements :
- En associant vos services dès les phases de diagnostic pour faire émerger des solutions partagées
- En proposant des outils simples qui objectivent les situations et permettent de se projeter sur le plan organisationnel ou contractuel.
- En formant vos services et vos élus
- En mobilisant des partenaires spécialisés sur les aspects techniques ou juridique des réformes –> voir nos partenaires